Concentratie, niet voor mij. Of wel?

Hoe beïnvloedt jouw concentratie jouw werkdag? Schakel alle mogelijke externe prikkels uit om je focus te bewaren. Enkele tips op een rijtje.

Wat betekent concentratie nu juist? En hoe beïnvloedt het jouw werkdag? Jouw concentratie kan eenvoudig en snel verstoord worden door diverse factoren. Sommige mensen worden sneller geprikkeld dan anderen. Het is dus van belang alle mogelijke externe prikkels uit te schakelen, zodat jij gefocust blijft. Weliswaar geen evidentie in een moderne tijd boordevol impulsen.

Concentratie

Concentratie is niks meer dan het focussen van aandacht. Dit betekent dat je je mentale inspanning focust op één taak. Alle zaken die niet gerelateerd zijn aan deze taak, sluit je dan uit. Samengevat staat concentratie dus voor singletasken.

Productieve werkdag?

Wel ja, daar heeft je concentratie iets mee te maken. Jouw persoonlijke efficiëntie en effectiviteit stijgen naarmate je langer in staat bent je focus vast te houden. Door een hoog concentratievermogen kan je sneller en creatiever werken. Minder afleiding van je werk betekent ook minder kans op achterstand en minder kans op stress. Geraak jij snel afgeleid? Dan keldert je productiviteit. Klinkt dramatisch, maar het is wel zo. Word je verstoord in je werk, dan duurt het zo een 15 à 20 minuten tot jij je volledige focus weer terug hebt.

Boost je focus

Gelukkig zijn er verschillende zaken die jij kan doen om je concentratie te verbeteren. Wij zoomen in op wat jij kan doen tijdens je werkdag om een ijzersterke focus te behouden. Of lees het even andersom, misschien wil jij je werknemers of je team motiveren om gefocust te blijven? Enkele praktische tips op een rijtje.

(1) Stop met multitasken

We denken allemaal dat we het kunnen, maar wees even eerlijk. Kan jij echt twee verschillende taken tegelijkertijd uitvoeren, die niks met elkaar te maken hebben? Multitasken is eigenlijk onmogelijk omdat onze hersenen dit simpelweg niet aankunnen. We verwarren multitasken vaak met het constant switchen van de ene naar de andere taak. Een vermoeiend gebeuren dat onze hersenen oververhit. Creëer rust in je hoofd door dit voortdurende geswitch tot een absoluut minimum te beperken. Of indien mogelijk en nog beter, focus je op één taak.

(2) Orden je werkplaats

Houd je werkplaats of bureau ordelijk en net. En zelfs meer dan dat. Zorg ervoor dat enkel datgeen wat je nodig hebt voor het uitvoeren van je taak zichtbaar is. Alle andere zaken zijn overbodig en kunnen enkel afleiding creëren. Weg met je gsm en je tussendoortje. Haal dit enkel tevoorschijn als je even pauzeert of honger krijgt.

(3) Bewaak je time management

We kunnen ons geen halve dag aan één stuk door concenteren. De juiste balans vinden tussen werken en kort pauzeren is belangrijk. Probeer daarom je pauzes op een regelmatige en constante basis te laten terugkomen. Voor de ene persoon zal dit na 1 uur zijn, voor de andere na 1,5 uur. Las korte, intensieve pauzes in om een sterke concentratie in je werkmomenten te garanderen.

(4) Laat je collega’s of vrienden weten dat je druk bezig bent

Het is allemaal erg goed bedoeld, maar hoe vaak word jij doorheen jouw werkdag gestoord door collega’s of vrienden? Via mail, Teams, de telefoon of in real-life met een gesprekje aan je desk? De vragen, de babbels, allemaal gezellig maar het verstoort je werk. Hoe los je dit nu op zonder vervelend over te komen? Heel simpel. Heb je virtueel regelmatig contact met je collega’s via een platform zoals Teams? Plaats dan je status op ‘niet storen’. Zo laat je je collega’s weten dat het even niet past. Ditzelfde principe kan je ook toepassen op je bureau. Plaats een bordje met aan de ene zijde ‘niet storen’ en aan de andere zijde ‘beschikbaar’. In plaats van een bordje kan je ook gebruik maken van een groen of rood lampje.

Ook je vrienden kunnen jou een hele dag door afleiden via Facebook, Messenger, Whatsapp, etc. Plaats daarom je gsm op stil en uit het zicht. Beperk de kans op externe prikkels.

(5) Eet gezonde snacks

Je brein heeft voedsel nodig om de aandacht erbij te houden. Kies daarom voor de juiste, gezonde snacks in je werkomgeving. Weg met die koekjes boordevol suikers! Je voelt je misschien wel even weer fit, maar die fitheid wordt snel gevolgd door een suikerdip. Zeg dus volmondig ja tegen bijvoorbeeld noten, fruit, snoepgroenten en pure chocolade.

(6) Beweeg regelmatig

Hoeveel stappen zet jij tijdens jouw werkdag? Confronterend. Sport en beweging hebben een kalmerende werking op ons brein en verminderen stress. Waarom zouden we het niet proberen? Daag jezelf of je medewerkers uit om ook te bewegen tijdens het werk. Zet je recht uit je stoel en ga even wandelen in je pauzes. Lift je knieën extra hoog of maak je passen extra breed. Misschien ga je zelfs even naar buiten en voed je je hersenen nog met wat extra zuurstof. Geef jezelf of je team een doel. Hoeveel stappen wil jij elke dag bereiken? Samen motiveren en realiseren, goed voor je concentratie en goed voor de teamgeest.

(7) Vecht tegen verveling

Al te lang bezig aan dezelfde taak en lukt het gewoon niet meer om je aandacht erbij te houden? Varieer! Het is absoluut oké om even aan iets anders te werken en je werkdag te voorzien van afwisseling.

Kortom, het is mogelijk je productiviteit een boost te geven. Bescherm en optimaliseer je concentratie sanctuarium. En dat van je medewerkers.

Be focused. Be Lean. Be cool.

Heb jij er helemaal zin in om je organisatie veilig te stellen van afleiding? lemmens. begeleidt jou bij het organiseren van werkplekken, het in werking stellen en bewaken van time management en het aanreiken van leuke, fysieke oefeningen tijdens de pauzes. Contacteer ons.

Volg lemmens. op LinkedIn en Facebook voor meer nieuws.

Lean, knap bedacht of gewoonweg dierlijk instinct?

Lean, knap bedacht of is het gewoonweg een dierlijk instinct? Overleven in een wereld vol competitie, hoe doen we dat nu?

Overleven in een wereld vol competitie, hoe doen we dat nu? Al van zolang er leven op aarde is, is er sprake van concurrentie. We leggen enkele Lean basisprincipes tegenover de instincten en methodieken van het jachtluipaard. Lean, knap bedacht of gewoonweg dierlijk instinct? Enkele waterdichte tips om met jouw organisatie concurrentievoordeel te creëren.

Speedy gonzales

Het jachtluipaard staat bekend als het snelste landdier op aarde. Heel doelgericht en zonder aarzelen trekt dit slanke, gespierde dier een bijzonder snelle sprint richting zijn prooi.
Een sterk raakpunt met één van dé basisprincipes van Lean: zo snel mogelijk het doel willen bereiken. Heel concreet vertalen we dit naar snelle procesflows. Hoe sneller er geleverd kan worden aan de klant, hoe sneller we de feedback van de klant kunnen gebruiken om een product te leveren dat 100% aan de wensen van de klant voldoet.

Ondanks dat het jachtluipaard, in vergelijking met andere, grote katachtigen, minder krachtig is, heeft het één groot voordeel. Snelheid. Onthoud dus dit: maakt niet uit hoe groot of hoe sterk jouw concurrentie is. Als je jouw interne of externe klant snel kan bedienen, zonder haperingen of wachttijden, ligt jouw succes nabij.

Survival skills en aanpassingsvermogen

Sinds het Pleistoceen tijdperk is het jachtluipaard zich continu blijven aanpassen en verbeteren om te kunnen overleven. Zo heeft het jachtluipaard een relatief groot hart, grote neusgaten en longen ontwikkeld die de zuurstofopname hebben verhoogd. Hierdoor heeft het dier de efficiëntie van zijn ademhaling vergroot en kan het eenvoudig van 60 ademhalingen/minuut naar 150 ademhalingen/minuut overschakelen.

Ook in Lean staat continu verbeteren centraal. Aanpassingsvermogen en de wil om je niet zomaar bij een standaard neer te leggen is cruciaal. Er is geen eindmeet. Uitzoeken hoe jij voortdurend tegen de concurrentie kan opboksen is een constante.

Iets met geduldig zijn?

Opportuniteiten bestuderen is heel belangrijk omdat het je kansen op succes vergroot. Houd de competitie in de gaten. Hoe doen zij het? En vooral, wat doen zij niet? Hoe kan jij het verschil maken?

Ook dit is iets dat het jachtluipaard heeft ondervonden. Dit roofdier gaat, in tegenstelling tot andere grote katachtigen, bewust overdag jagen in plaats van ‘s nachts. Op die manier vergroot het zijn kans op een prooi en schakelt het de grotere en sterkere concurrentie uit.

Bestudeer. Wees geduldig om jouw ideale klanten te bereiken. Misschien moet je je technieken wel aanpassen? Observeer en leer. Pas dan haal jij er écht voordeel uit.

Focus

Een goede focus bewaren en goed plan is cruciaal voor het jachtluipaard, aangezien het van een springpoging ongeveer 10 minuten moet recupereren. Daarom heeft het een uitstekend zicht ontwikkeld om prooien nabij de horizon te zien bewegen.

Bewaak jouw visie. Focus op je doel en wat jij wil bereiken. Zoom in en verscherp. Focus op jouw klant. Hoe kan je sneller, beter én goedkoper leveren? Richt je op maximale klantwaarde. Pas als je dit goed vast hebt, schiet je in actie. Op deze manier vermijd je de kans op verspillingen.

Vastberadenheid

Tot slot is het belangrijk om te geloven. Geloven in jezelf en je organisatie. Ontdek de sterktes van je organisatie, maar ook de zwaktes. Bekijk je opportuniteiten en ga hiermee aan de slag.

Ga het niet te ver zoeken. De beste oplossingen zitten niet steeds in de meest ingewikkelde artikelen.

Lean, knap bedacht of dierlijk instinct?

Om eerlijk te zijn, is het een beetje van beiden. In eerste instantie vertrekt heel veel vanuit een gevoel. En daar is ook niks mis mee. De Lean en Six Sigma methodieken die lemmens. gebruikt, structureren en begeleiden dit gevoel. Beroep doen op oersterke basisprincipes om succes te realiseren, daar draait het om. En daar komt het uiteindelijk ook altijd op neer.

Don’t just set your goals or your targets. Hunt them. Wisely.

Voel jij jou geïnspireerd om er helemaal voor te gaan? lemmens. begeleidt jou om super efficiënt en effectief te worden en zó de competitie voor te zijn. Contacteer ons.

Volg lemmens. op LinkedIn en Facebook voor meer nieuws.

De verspillingsziekte, minder chronisch dan we denken?

Verspillingen zijn activiteiten die geen waarde bieden voor de klant. Er zijn 8 verschillende soorten verspillingen.

Verspillingen zijn activiteiten die geen waarde bieden voor de klant en waarvoor de klant niet wil betalen. Een ideaal werkproces is opgebouwd op basis van de klantwensen. In realiteit genereert, in vele organisaties, echter slechts een klein percentage van de activiteiten klantwaarde. Verspillingen kunnen in alle vormen en op alle plaatsen voorkomen. Ze zijn dus niet hiërarchisch gebonden.

Toch kunnen we verspillingen niet altijd zwart-wit bekijken. Soms zijn er zaken die geen meerwaarde bieden voor de klant, maar wel noodzakelijk zijn. Denk hierbij aan wettelijke verplichtingen, technisch ondersteunende activiteiten, het facturatieproces, bestellingen, etc. Dit zijn handelingen waarbij er geen sprake is van klantwaarde, maar van business waarde. Het zijn essentiële stappen die niet weg te denken zijn in een proces.

Word jij nu al zenuwachtig of duizelig wanneer je deze blog leest? Geen nood, Lean helpt jou bij het identificeren en elimineren van deze verspillingen. Dit niet alleen om meer klantwaarde te verkrijgen, maar ook om de algemene prestaties van jouw organisatie te verhogen.

Alles even op een rijtje…

Oorspronkelijk werden er 7 soorten verspillingen geïdentificeerd door Taiichi Ohno, Japans industrieel ingenieur en vader van het Toyota Production System. Later is hier een achtste aan toegevoegd door Jeffrey Liker, professor industrieel ingenieur aan de universiteit van Michigan.

TRANSPORT

Deze eerste vorm van verspilling duidt op het onnodig verplaatsen van materialen. Hoeveel verplaatsingen maakt een document om de juiste inhoud en handtekeningen te verzamelen? Komen bestellingen meteen op de juiste plaats of durven ze bij jou ook even voor het magazijn te staan?

VOORRAAD

Voorraden worden vaak bijgehouden voor ‘in het geval dat’. Dikwijls is het een soort safety stock waarvan je zelf misschien stiekem moet toegeven dat je er nog nooit gebruik van hebt gemaakt. Denk ook even aan de mode industrie en de jaarlijkse solden. Hoeveel kledingstukken blijven er liggen en hoeveel reststock ontstaat er?

BEWEGING

In tegenstelling tot transport, gaat het hier over elke vorm van menselijke beweging die niet noodzakelijk is. Herken jij de situatie waarbij je al eens door het hele kantoorgebouw hebt moeten wandelen om te printen? Het is misschien wel goed voor onze stappenteller, maar toch niet zo praktisch en efficiënt.

WACHTEN

Dit spreekt voor zich. Time is money. Het kost niet alleen geld, maar het kan ook ons humeur stevig beïnvloeden. File rijden, wachten in de dokterspraktijk, wachten op een mail, wachten in de vergaderzaal, etc. In onze huidige samenleving is dit waarschijnlijk de verspilling die we allemaal het liefst willen aanpakken. Geef maar toe, we kunnen onze tijd wel nuttiger gebruiken.

OVERPRODUCTIE

Overproduceren is teveel of te snel produceren. We begrijpen allemaal digitalisering, maar toch ontstaat dikwijls de drang om documenten alsnog af te drukken. Overproductie kan ook een oorzaak zijn van voorraad. Even terugblikken op de modewereld: heel veel kleren worden de wereld ingestuurd, maar hoeveel procent hiervan wordt er daadwerkelijk verkocht?

OVERPROCESSING

Meer bewerkingen uitvoeren dan werkelijk nodig, is overprocessing. Zijn kwaliteitscontroles altijd noodzakelijk, of kunnen we er niet beter naar streven om alles van de eerste keer goed te doen?

DEFECTEN

Fouten zijn heel erg vervelend omdat ze leiden tot reparaties en rework, die hopen tijd en geld kosten.

SKILLS

Deze laatste vorm van verspilling heeft te maken met onderbenutting van talenten of resources. Kan elke werknemer binnen jouw organisatie zich volledig ontplooien? Of ontbreekt er motivatie? Waar de vorige verspillingen sterk procesgericht zijn, is de onderbenutting van talent een rechtstreeks gevolg van de managementstijl. Coachingsvaardigheden en de zoektocht naar het juiste DNA zijn cruciaal om deze vorm van verspilling te voorkomen.

Waste is only waste if you waste it. – Will.i.am

Durf jij jouw organisatie onder de loep nemen en kritisch snoeien in alle activiteiten die geen klantwaarde bieden? lemmens. helpt jou met het in kaart brengen van processen om zo verspillingen te elimineren. Om de skills binnen jouw organisatie te optimaliseren, werken wij samen met onze collega’s van in september.

Ben jij een werknemer en vrees jij er nu al voor om jouw ontslag te krijgen? Verkeerd gedacht! Het is de verantwoordelijkheid van het management om overbodige inzet zichtbaar te maken en deze inzet vervolgens goed te (her)gebruiken.

Zin om er keihard in te vliegen? Contacteer ons.

Volg lemmens. op LinkedIn en Facebook voor meer nieuws.

Lean, een dekseltje voor elk potje binnen jouw organisatie

Lean is meer dan alleen een gereedschapskist vol handige tools. Het is een leercultuur die gericht is op continu verbeteren.

Lean is meer dan alleen een gereedschapskist vol handige tools. Het is een leercultuur die gedreven wordt door de klant en gericht is op continue verbetering. Het is een ontwikkeling die begint bij jezelf. Als een organisatie een Lean cultuur wil implementeren, dan wordt het succes hiervan dus gedragen door de mensen binnen deze organisatie. Een verandering van jouw eigen werkcultuur vormt daarom de eerste schakel binnen dit veranderende proces. 

Veranderen. Moet dat echt? Mijn organisatie begint met Lean.

Om een duidelijk antwoord op deze vraag te krijgen, moeten we een beetje uitzoomen. Veranderen is leren en leren is belangrijk om continu te blijven verbeteren op korte én lange termijn. Maar, waarom? Waarom is continu verbeteren belangrijk voor jou of voor jouw organisatie? Het is van belang om hierop een kritisch antwoord te formuleren. Veelal vertrekt dit vanuit de snel veranderende markt waarbij het noodzakelijk is om steeds de eisen van de klant te kunnen beantwoorden. Het kan ook zijn dat je als organisatie uitermate gemotiveerd bent om te streven naar perfectie. Continu verbeteren gaat hiermee hand in hand. Het antwoord op deze vraag verschilt afhankelijk van jouw realiteit, doelen en verwachtingen. Denk er even over na, maar brandjes blussen heeft toch geen zin, als systematisch verbeteren jou de oplossing aanreikt?

Belangrijk om te weten is dat zaken enkel veranderen als hier een noodzaak voor is. Zijn er verspillingen? Is er een bottleneck? Is er sprake van inefficiëntie in je dagelijkse werk? Heb jij te maken met stress omdat er alweer een hele stapel werk voor je klaarligt? Ja? Dan is er een reden om processen aan te pakken en te wijzigen. 

Veranderen voelt vaak onwennig aan en zowel management als werknemers staan hier niet altijd voor te springen. Juist daarom is het belangrijk dat het management vertrouwen geeft in de medewerkers en hen ondersteunt in het veranderproces. Hiervoor moeten zij zelf volledig mee zijn in het verhaal. De medewerkers leiden de verandering, zij nemen de touwtjes in handen. Enkel op die manier en met de ondersteuning van het management zal er een Lean cultuur ontstaan die successen genereert. 

Een persoonlijk doel is hoe ik groei

Hoe ziet het doel van jouw persoonlijke ontwikkeling er uit? Heb je er überhaupt wel één? Zo ja, experimenteer dan met je dagelijkse routines en taken om je doel te bereiken. Het is belangrijk regelmatig te reflecteren op jouw groeiproces om vooruit te kunnen gaan. Misschien moet je jouw doel wel bijstellen of kies je een nieuw richtpunt zodra je jouw target behaald hebt. Het vraagt een ijzer sterke wil om te slagen en jezelf constant te willen bijschaven, maar pas dan ben jij écht aan het bloeien. 

Heb je geen persoonlijk ontwikkelingsdoel of vraag je jou af welke onzin er nu weer op je af komt? Even afremmen dan. Kort gezegd staat Lean voor het leveren van hoge kwaliteit op een zo kort mogelijke tijd met een minimaal aan kosten. Kortom, je wil het beste van jezelf of je organisatie geven met een minimum aan middelen.

Begin bijvoorbeeld met kritisch kijken naar je eigen werk en werkomgeving. Hebben al mijn handelingen altijd nut? Vind ik mijn materialen snel terug of geraken ze wel eens verloren? Ben ik regelmatig te laat in een meeting? Loop ik vaak achter op mijn werk? Stuk voor stuk kunnen dit vragen zijn die jouw doel triggeren. Het aspect met de hoogste noodzaak, is jouw eerste target. Leer leiding geven aan jezelf en langzaam maar zeker bouw jij aan jouw succestoren. Het is een mindset, een sfeer die de mensen rondom jou zullen oppikken. Time to spread some magic.

“First we build people, then we build cars”

Een bekende quote van Fujio Cho, erevoorzitter van de Toyota Motor Corporation, die eigenlijk de kern van een Lean bedrijfscultuur samenvat. Het is cruciaal om jezelf en je team te ontwikkelen volgens de principes van Lean. Dat betekent dat als er geïmplementeerd wordt zonder een goede samenwerking en de juiste drive en ingesteldheid van je team, het kaartenhuisje valt. 

Motiveren. Uitdagen. Doen. Jij. Jouw organisatie. 

Contacteer ons indien jouw organisatie Lean wil worden.

Volg lemmens. op LinkedIn en Facebook voor meer nieuws.