Tag: Lean

Resultaatgerichte meerjarenplannen in de publieke sector

Leer resultaatgerichte meerjarenplannen te realiseren. Het doel is een kwaliteitsvol en transparant sturingsdocument aanleveren.

Evaluatie, planning, uitvoering en rapportering zijn hoofdcomponenten van een meerjarenplan. Het doel is een kwaliteitsvol en transparant sturingsdocument aanleveren. Dit artikel kan jou inspireren bij het realiseren van resultaatgerichte meerjarenplannen.

Meerjarenplannen zijn een verplicht nummertje. Hierdoor zijn ze vaker een formaliteit dan een daadwerkelijk strategisch beleidsdocument. Dit komt omdat publieke organisaties veel complexer zijn dan private organisaties. Enerzijds zijn er een veelheid aan settings en actoren die belangen hebben bij het product of de dienstverlening. Anderzijds is publiek beleid ook ambigu. Zo zijn financiële opbrengsten vaak niet direct zichtbaar, waardoor ze moeilijk te vatten zijn. Je betaalt bijvoorbeeld niet aan de politie wanneer er ingebroken is in je woning, of wanneer je de oprit van een autosnelweg oprijdt.

No more excuses

De complexiteit van de publieke sector mag geen excuus zijn voor het kwalitatief opstellen en uitvoeren van een meerjarenplan. Deze termijnplannen bepalen immers hoe functioneel of lean het management van de publieke organisatie is. Allereerst is een organisatie effectief wanneer de vooropgestelde doelstellingen daadwerkelijk zijn gerealiseerd. Bovendien moeten deze doelstellingen ook essentieel, relevant en noodzakelijk zijn. Daarnaast is een organisatie efficiënt wanneer ze zuinig omspringt met de beschikbare middelen, die nodig zijn voor de realisatie van haar strategische doelen. Zuinig staat hier niet gelijk aan besparen, maar wel aan een verhouding van een minimale input en maximale output.

Meerjarenplannen bepalen dus niet alleen het succes van de organisatie, maar ook het succes van de leidinggevende. Deze is verantwoordelijk voor het realiseren van de omschreven doelstellingen.

Keep it simpel en onderneem actie

Hoe pakken we zo’n meerjarenplan nu best aan, zodat het toch een nuttig document is en je als organisatie écht lean wordt?

Organiseer creatieve brainstormsessies

Creatieve brainstormsessies zijn de ideale manier wanneer je geen tijd hebt om contact op te nemen met een hele hoop stakeholders. Stimuleer nieuwe en onverwachte denkpistes. Contacteer ons voor meer info over gestructureerde brainstormsessies.

Creëer eigenaarschap

Om een succesvol meerjarenplan op te stellen, is het van belang om realistische doelen te omschrijven. Schuif het opmaken van een meerjarenplan niet enkel af op de beleidscel. Je hebt meer kennis en expertise in huis dan je denkt. Stimuleer creativiteit door task forces op te richten. Dit is een multidisciplinair team met leden uit diverse segmenten van jouw organisatie. Door gebruik te maken van eigenaarschap krijg jij jouw hele team mee bij de realisatie van dit plan.

Be SMART

Bij het opstellen van een meerjarenplan is het aangeraden jouw strategische doelstellingen te koppelen aan SMART criteria:

  • Specifiek
  • Meetbaar
  • Aanvaardbaar
  • Realiseerbaar
  • Tijdgebonden

Deze criteria bieden een garantie om jouw doelstellingen te behalen. Slimme doelstellingen zorgen ervoor dat jij fact based en tussentijds kan evalueren.

Ontdek de kracht van een cultuur

Door bewust een organisatie aan te sturen krijg je gedeelde successen. Doelen realiseren, veranderen en streven naar een vlot werkende organisatie: het gaat hand in hand. Uit dit alles blijkt dat verbeteren en groeien meer is dan louter een formaliteit. Kortom, het is een cultuur die gedragen wordt door alle leden van de organisatie.

Geprikkeld? Zin in creatieve brainstormsessies, eigenaarschap creëren en slimme doelstellingen hanteren? Wij kunnen jou begeleiden om resultaatgerichte meerjarenplannen op te stellen.

Contacteer ons.

Volg lemmens. op LinkedIn en Facebook voor meer nieuws.

Lean, knap bedacht of gewoonweg dierlijk instinct?

Lean, knap bedacht of is het gewoonweg een dierlijk instinct? Overleven in een wereld vol competitie, hoe doen we dat nu?

Overleven in een wereld vol competitie, hoe doen we dat nu? Al van zolang er leven op aarde is, is er sprake van concurrentie. We leggen enkele Lean basisprincipes tegenover de instincten en methodieken van het jachtluipaard. Lean, knap bedacht of gewoonweg dierlijk instinct? Enkele waterdichte tips om met jouw organisatie concurrentievoordeel te creëren.

Speedy gonzales

Het jachtluipaard staat bekend als het snelste landdier op aarde. Heel doelgericht en zonder aarzelen trekt dit slanke, gespierde dier een bijzonder snelle sprint richting zijn prooi.
Een sterk raakpunt met één van dé basisprincipes van Lean: zo snel mogelijk het doel willen bereiken. Heel concreet vertalen we dit naar snelle procesflows. Hoe sneller er geleverd kan worden aan de klant, hoe sneller we de feedback van de klant kunnen gebruiken om een product te leveren dat 100% aan de wensen van de klant voldoet.

Ondanks dat het jachtluipaard, in vergelijking met andere, grote katachtigen, minder krachtig is, heeft het één groot voordeel. Snelheid. Onthoud dus dit: maakt niet uit hoe groot of hoe sterk jouw concurrentie is. Als je jouw interne of externe klant snel kan bedienen, zonder haperingen of wachttijden, ligt jouw succes nabij.

Survival skills en aanpassingsvermogen

Sinds het Pleistoceen tijdperk is het jachtluipaard zich continu blijven aanpassen en verbeteren om te kunnen overleven. Zo heeft het jachtluipaard een relatief groot hart, grote neusgaten en longen ontwikkeld die de zuurstofopname hebben verhoogd. Hierdoor heeft het dier de efficiëntie van zijn ademhaling vergroot en kan het eenvoudig van 60 ademhalingen/minuut naar 150 ademhalingen/minuut overschakelen.

Ook in Lean staat continu verbeteren centraal. Aanpassingsvermogen en de wil om je niet zomaar bij een standaard neer te leggen is cruciaal. Er is geen eindmeet. Uitzoeken hoe jij voortdurend tegen de concurrentie kan opboksen is een constante.

Iets met geduldig zijn?

Opportuniteiten bestuderen is heel belangrijk omdat het je kansen op succes vergroot. Houd de competitie in de gaten. Hoe doen zij het? En vooral, wat doen zij niet? Hoe kan jij het verschil maken?

Ook dit is iets dat het jachtluipaard heeft ondervonden. Dit roofdier gaat, in tegenstelling tot andere grote katachtigen, bewust overdag jagen in plaats van ‘s nachts. Op die manier vergroot het zijn kans op een prooi en schakelt het de grotere en sterkere concurrentie uit.

Bestudeer. Wees geduldig om jouw ideale klanten te bereiken. Misschien moet je je technieken wel aanpassen? Observeer en leer. Pas dan haal jij er écht voordeel uit.

Focus

Een goede focus bewaren en goed plan is cruciaal voor het jachtluipaard, aangezien het van een springpoging ongeveer 10 minuten moet recupereren. Daarom heeft het een uitstekend zicht ontwikkeld om prooien nabij de horizon te zien bewegen.

Bewaak jouw visie. Focus op je doel en wat jij wil bereiken. Zoom in en verscherp. Focus op jouw klant. Hoe kan je sneller, beter én goedkoper leveren? Richt je op maximale klantwaarde. Pas als je dit goed vast hebt, schiet je in actie. Op deze manier vermijd je de kans op verspillingen.

Vastberadenheid

Tot slot is het belangrijk om te geloven. Geloven in jezelf en je organisatie. Ontdek de sterktes van je organisatie, maar ook de zwaktes. Bekijk je opportuniteiten en ga hiermee aan de slag.

Ga het niet te ver zoeken. De beste oplossingen zitten niet steeds in de meest ingewikkelde artikelen.

Lean, knap bedacht of dierlijk instinct?

Om eerlijk te zijn, is het een beetje van beiden. In eerste instantie vertrekt heel veel vanuit een gevoel. En daar is ook niks mis mee. De Lean en Six Sigma methodieken die lemmens. gebruikt, structureren en begeleiden dit gevoel. Beroep doen op oersterke basisprincipes om succes te realiseren, daar draait het om. En daar komt het uiteindelijk ook altijd op neer.

Don’t just set your goals or your targets. Hunt them. Wisely.

Voel jij jou geïnspireerd om er helemaal voor te gaan? lemmens. begeleidt jou om super efficiënt en effectief te worden en zó de competitie voor te zijn. Contacteer ons.

Volg lemmens. op LinkedIn en Facebook voor meer nieuws.

Lean (en Six Sigma) het COVID-19 vaccin voor jouw organisatie?

De impact van de COVID-19 crisis is voelbaar in de private en publieke sector. Lean (en Six Sigma) het COVID-19 vaccin voor jouw organisatie?

Heel de wereld is in crisis. Zowel in ons privéleven als op professioneel vlak is de impact van de COVID-19 crisis voelbaar. Ontdek waarom Lean (en Six Sigma) het vaccin is voor jouw organisatie in de strijd tegen het COVID-19 virus.

S.O.S. Het is vijf voor twaalf!

Onze economie is getroffen. In de private sector zijn bepaalde sectoren verplicht om fysiek te sluiten. Er is een daling (of zelfs een stopzetting) van verkoop door een gebrek aan e-commerce, of er is gewoonweg onvoldoende cashflow om de crisis te overleven. Volgens een recent onderzoek van de Economic Risk Management Group is de omzet, bij Belgische ondernemingen, gemiddeld 14% lager. In de horeca is dit meer (39%) en in de amusement en recreatiesector is dit zelfs 81%. Dan spreken we nog niet over andere structurele problemen die zich voordoen als gevolg van deze crisis.

Ook in de publieke sector is het overzicht langzamerhand zoek. In de zorg en veiligheidssector wordt er momenteel op volle toeren gedraaid, waardoor er een groot capaciteitsprobleem heerst. Door een gebrek aan mankracht is het momenteel heel lastig om de COVID-19 problematiek te combineren met de dagelijkse taken. Dit resulteert bovendien in vermoeidheid en stress bij deze jobs. Laat ons dus maar niet voorstellen wat de gevolgen zouden zijn als de personeelscapaciteit nog meer zou dalen door de hoge werkdruk.

COVID-19 is nog niet gestabiliseerd. Hierdoor worden we in alle sectoren geconfronteerd met een situatie die van dag tot dag en minuut tot minuut kan veranderen. Hoe gaan we hier nu mee om?

In a crisis, be aware of the danger but recognize the opportunity – John F. Kennedy

Allereerst is het van belang om helder te blijven reageren. Herkennen, erkennen en begrijpen van de angst, die zich voordoet buiten en binnen de organisatie, is cruciaal. In angstige situaties zijn mensen geneigd om het probleem te negeren (hopen dat het zal passeren) of om te overreageren (reageren zonder echt na te denken). In beide gevallen zorgt dit vaak voor bijkomende problemen.

Daarom is het noodzakelijk om eerst opnieuw evenwicht te herstellen. Ons leven, maar ook de economie, draaien verder: keep on moving! Zet uw zakelijke behoeften niet ‘on hold’. Structuur creëren in tijden van chaos zorgt voor stressvermindering, vermoeidheidsvermindering en motiveert bovendien om door te zetten. All is not lost.

In een crisis zijn we meer alert. Contact, communicatie en regelmatig ‘inchecken’ bij je mensen is nu uiterst belangrijk. Gebruik die alertheid om op zoek te gaan naar de ‘bottlenecks’ binnen jouw organisatie. Maak het beste met wat je hebt, maar gebruik dit moment ook om nieuwe manieren te achterhalen die jou en jouw organisatie nog beter kunnen maken. Juist nu willen we geen eenheidsworst, maar kwaliteit en persoonlijk klantencontact. Het doel is dan ook om een spontane, vlotte werking mogelijk te maken.

Goed nieuws dus: een crisis is de gelegenheid bij uitstek om in actie te komen! En laat Lean Six Sigma nu precies het vaccin zijn dat jij nodig hebt!

Lean in de COVID-19 crisis

Lean draait rond continu verbeteren en het dagelijks aanpakken van kleine crisissen. Het ideale beestje dus om ons te helpen omgaan met de huidige COVID-19 crisis. Krijg terug overzicht over de situatie en grijp dit moment om verder te gaan en het beter te willen doen. Gebruik hiervoor de PDCA (Plan-Do-Check-Act) cyclus als kapstok. Stel kritische vragen. Wat doen we? Hoe kunnen we veilig werken? Hoe kunnen we (extra) problemen vermijden? Ga je thuiswerken? Wat is de impact van COVID-19 op onze organisatie? Plaats acties tegenover deze problemen. Controleer elke dag wat werkt en wat niet. Plaats hier vervolgens opnieuw acties tegenover en blijf vooruitkijken: wat ga je bijvoorbeeld doen als er teamleden ziek worden?

Misschien heeft COVID-19 jou gedwongen om te gaan digitaliseren? Of ben je genoodzaakt dit zo snel mogelijk te doen? Dan is het hoogste tijd om meteen jouw workflow kritisch te gaan bekijken. Moeilijke beslissingen nemen, wat prioriteren we, wat elimineren we?

Net nu is het belangrijk om de focus te bewaren en interne afstemmingen te structureren en ophelderen. Gebruik de situatie om duidelijke doelen te formuleren op zowel de korte als de lange termijn. Voer productieve gesprekken, baken af, geef duidelijkheid over prioriteiten en de go en no-go beslissingen. Bovendien ben je niet alleen. Daag je teamleden of medewerkers uit om creatieve manieren te vinden om verschillende situaties te laten werken, zodat je kan overleven én zelfs groeien. Nu kan je het verschil maken en ook nu zal je opvallen. Denk na over hoe je teamwerk kan stimuleren in een tijd waar sociaal isolement wordt aangemoedigd. Zoek geen excuses, individueel gebruik van Lean thinking (cultuur!) bevat geen COVID-19 obstakels.

Lean=mean: job cutting, weinig ruimte om te investeren in mensen. Grote fout. Bedrijven die jobs schrappen en COVID-19 als ‘excuus’ gebruiken, schoppen tegen de schenen van de lange termijn. Denk na en maak de juiste beslissingen. Elimineer verspillingen, haal je ‘fouten’ uit het proces en zet je mensen zinvol in zodat zij écht een meerwaarde kunnen betekenen voor jouw organisatie.

Six Sigma in de COVID-19 crisis

Six Sigma is een datagedreven aanpak. Geef toe, wat is er sterker dan zwart-op-wit kunnen aantonen waar het probleem zich situeert? Vertrouw niet enkel op je buikgevoel, maar maak gebruik van data om efficiënte en effectieve beslissingen te nemen. Net nu we leunen over de afgrond van gevaar is het van belang om toch nog altijd de lange termijn in de gaten te houden. Blijf vooruitkijken en niet naar beneden, of je tuimelt omlaag omdat je de oplossing niet hebt gezien. Laat je dus niet enkel leiden door financiële cijfers. Focus op concrete informatie die iets meer vertelt over hoelang iets duurt of die inzicht geeft in de oorzaken van veel voorkomende fouten. Samen met aternio finance kunnen wij jou begeleiden bij het bewaren van die balans tussen deze twee soorten ‘data’.

Ben je gemotiveerd om ervoor te gaan? Of wil je meer weten over hoe Lean en Six Sigma jou kunnen redden? Contacteer ons.

Volg lemmens. op LinkedIn en Facebook voor meer nieuws.

De verspillingsziekte, minder chronisch dan we denken?

Verspillingen zijn activiteiten die geen waarde bieden voor de klant. Er zijn 8 verschillende soorten verspillingen.

Verspillingen zijn activiteiten die geen waarde bieden voor de klant en waarvoor de klant niet wil betalen. Een ideaal werkproces is opgebouwd op basis van de klantwensen. In realiteit genereert, in vele organisaties, echter slechts een klein percentage van de activiteiten klantwaarde. Verspillingen kunnen in alle vormen en op alle plaatsen voorkomen. Ze zijn dus niet hiërarchisch gebonden.

Toch kunnen we verspillingen niet altijd zwart-wit bekijken. Soms zijn er zaken die geen meerwaarde bieden voor de klant, maar wel noodzakelijk zijn. Denk hierbij aan wettelijke verplichtingen, technisch ondersteunende activiteiten, het facturatieproces, bestellingen, etc. Dit zijn handelingen waarbij er geen sprake is van klantwaarde, maar van business waarde. Het zijn essentiële stappen die niet weg te denken zijn in een proces.

Word jij nu al zenuwachtig of duizelig wanneer je deze blog leest? Geen nood, Lean helpt jou bij het identificeren en elimineren van deze verspillingen. Dit niet alleen om meer klantwaarde te verkrijgen, maar ook om de algemene prestaties van jouw organisatie te verhogen.

Alles even op een rijtje…

Oorspronkelijk werden er 7 soorten verspillingen geïdentificeerd door Taiichi Ohno, Japans industrieel ingenieur en vader van het Toyota Production System. Later is hier een achtste aan toegevoegd door Jeffrey Liker, professor industrieel ingenieur aan de universiteit van Michigan.

TRANSPORT

Deze eerste vorm van verspilling duidt op het onnodig verplaatsen van materialen. Hoeveel verplaatsingen maakt een document om de juiste inhoud en handtekeningen te verzamelen? Komen bestellingen meteen op de juiste plaats of durven ze bij jou ook even voor het magazijn te staan?

VOORRAAD

Voorraden worden vaak bijgehouden voor ‘in het geval dat’. Dikwijls is het een soort safety stock waarvan je zelf misschien stiekem moet toegeven dat je er nog nooit gebruik van hebt gemaakt. Denk ook even aan de mode industrie en de jaarlijkse solden. Hoeveel kledingstukken blijven er liggen en hoeveel reststock ontstaat er?

BEWEGING

In tegenstelling tot transport, gaat het hier over elke vorm van menselijke beweging die niet noodzakelijk is. Herken jij de situatie waarbij je al eens door het hele kantoorgebouw hebt moeten wandelen om te printen? Het is misschien wel goed voor onze stappenteller, maar toch niet zo praktisch en efficiënt.

WACHTEN

Dit spreekt voor zich. Time is money. Het kost niet alleen geld, maar het kan ook ons humeur stevig beïnvloeden. File rijden, wachten in de dokterspraktijk, wachten op een mail, wachten in de vergaderzaal, etc. In onze huidige samenleving is dit waarschijnlijk de verspilling die we allemaal het liefst willen aanpakken. Geef maar toe, we kunnen onze tijd wel nuttiger gebruiken.

OVERPRODUCTIE

Overproduceren is teveel of te snel produceren. We begrijpen allemaal digitalisering, maar toch ontstaat dikwijls de drang om documenten alsnog af te drukken. Overproductie kan ook een oorzaak zijn van voorraad. Even terugblikken op de modewereld: heel veel kleren worden de wereld ingestuurd, maar hoeveel procent hiervan wordt er daadwerkelijk verkocht?

OVERPROCESSING

Meer bewerkingen uitvoeren dan werkelijk nodig, is overprocessing. Zijn kwaliteitscontroles altijd noodzakelijk, of kunnen we er niet beter naar streven om alles van de eerste keer goed te doen?

DEFECTEN

Fouten zijn heel erg vervelend omdat ze leiden tot reparaties en rework, die hopen tijd en geld kosten.

SKILLS

Deze laatste vorm van verspilling heeft te maken met onderbenutting van talenten of resources. Kan elke werknemer binnen jouw organisatie zich volledig ontplooien? Of ontbreekt er motivatie? Waar de vorige verspillingen sterk procesgericht zijn, is de onderbenutting van talent een rechtstreeks gevolg van de managementstijl. Coachingsvaardigheden en de zoektocht naar het juiste DNA zijn cruciaal om deze vorm van verspilling te voorkomen.

Waste is only waste if you waste it. – Will.i.am

Durf jij jouw organisatie onder de loep nemen en kritisch snoeien in alle activiteiten die geen klantwaarde bieden? lemmens. helpt jou met het in kaart brengen van processen om zo verspillingen te elimineren. Om de skills binnen jouw organisatie te optimaliseren, werken wij samen met onze collega’s van in september.

Ben jij een werknemer en vrees jij er nu al voor om jouw ontslag te krijgen? Verkeerd gedacht! Het is de verantwoordelijkheid van het management om overbodige inzet zichtbaar te maken en deze inzet vervolgens goed te (her)gebruiken.

Zin om er keihard in te vliegen? Contacteer ons.

Volg lemmens. op LinkedIn en Facebook voor meer nieuws.