Resultaatgerichte meerjarenplannen in de publieke sector

Leer resultaatgerichte meerjarenplannen te realiseren. Het doel is een kwaliteitsvol en transparant sturingsdocument aanleveren.

Evaluatie, planning, uitvoering en rapportering zijn hoofdcomponenten van een meerjarenplan. Het doel is een kwaliteitsvol en transparant sturingsdocument aanleveren. Dit artikel kan jou inspireren bij het realiseren van resultaatgerichte meerjarenplannen.

Meerjarenplannen zijn een verplicht nummertje. Hierdoor zijn ze vaker een formaliteit dan een daadwerkelijk strategisch beleidsdocument. Dit komt omdat publieke organisaties veel complexer zijn dan private organisaties. Enerzijds zijn er een veelheid aan settings en actoren die belangen hebben bij het product of de dienstverlening. Anderzijds is publiek beleid ook ambigu. Zo zijn financiële opbrengsten vaak niet direct zichtbaar, waardoor ze moeilijk te vatten zijn. Je betaalt bijvoorbeeld niet aan de politie wanneer er ingebroken is in je woning, of wanneer je de oprit van een autosnelweg oprijdt.

No more excuses

De complexiteit van de publieke sector mag geen excuus zijn voor het kwalitatief opstellen en uitvoeren van een meerjarenplan. Deze termijnplannen bepalen immers hoe functioneel of lean het management van de publieke organisatie is. Allereerst is een organisatie effectief wanneer de vooropgestelde doelstellingen daadwerkelijk zijn gerealiseerd. Bovendien moeten deze doelstellingen ook essentieel, relevant en noodzakelijk zijn. Daarnaast is een organisatie efficiënt wanneer ze zuinig omspringt met de beschikbare middelen, die nodig zijn voor de realisatie van haar strategische doelen. Zuinig staat hier niet gelijk aan besparen, maar wel aan een verhouding van een minimale input en maximale output.

Meerjarenplannen bepalen dus niet alleen het succes van de organisatie, maar ook het succes van de leidinggevende. Deze is verantwoordelijk voor het realiseren van de omschreven doelstellingen.

Keep it simpel en onderneem actie

Hoe pakken we zo’n meerjarenplan nu best aan, zodat het toch een nuttig document is en je als organisatie écht lean wordt?

Organiseer creatieve brainstormsessies

Creatieve brainstormsessies zijn de ideale manier wanneer je geen tijd hebt om contact op te nemen met een hele hoop stakeholders. Stimuleer nieuwe en onverwachte denkpistes. Contacteer ons voor meer info over gestructureerde brainstormsessies.

Creëer eigenaarschap

Om een succesvol meerjarenplan op te stellen, is het van belang om realistische doelen te omschrijven. Schuif het opmaken van een meerjarenplan niet enkel af op de beleidscel. Je hebt meer kennis en expertise in huis dan je denkt. Stimuleer creativiteit door task forces op te richten. Dit is een multidisciplinair team met leden uit diverse segmenten van jouw organisatie. Door gebruik te maken van eigenaarschap krijg jij jouw hele team mee bij de realisatie van dit plan.

Be SMART

Bij het opstellen van een meerjarenplan is het aangeraden jouw strategische doelstellingen te koppelen aan SMART criteria:

  • Specifiek
  • Meetbaar
  • Aanvaardbaar
  • Realiseerbaar
  • Tijdgebonden

Deze criteria bieden een garantie om jouw doelstellingen te behalen. Slimme doelstellingen zorgen ervoor dat jij fact based en tussentijds kan evalueren.

Ontdek de kracht van een cultuur

Door bewust een organisatie aan te sturen krijg je gedeelde successen. Doelen realiseren, veranderen en streven naar een vlot werkende organisatie: het gaat hand in hand. Uit dit alles blijkt dat verbeteren en groeien meer is dan louter een formaliteit. Kortom, het is een cultuur die gedragen wordt door alle leden van de organisatie.

Geprikkeld? Zin in creatieve brainstormsessies, eigenaarschap creëren en slimme doelstellingen hanteren? Wij kunnen jou begeleiden om resultaatgerichte meerjarenplannen op te stellen.

Contacteer ons.

Volg lemmens. op LinkedIn en Facebook voor meer nieuws.

Statistiek, zinvoller dan we denken.

Statistiek is enkel nuttig voor wetenschappelijk onderzoek. Tenminste, dat dachten we. Ontdek waarom statistiek zinvoller is dan we denken.

Statistiek is enkel nuttig voor wetenschappelijk onderzoek. Tenminste, dat dachten we toen we op de studiebanken zaten. Ontdek in dit blogartikel waarom we onze mening moeten herbekijken. Want HELL YES, statistiek is zinvoller dan we denken!

Wat is het juist?

Statistiek gaat over het verzamelen, meten, analyseren en interpreteren van data. Het heeft als doel om leidinggevenden te begeleiden bij het oplossen van complexe problemen. Wanneer leiden op basis van het buikgevoel niet meer volstaat, laat management-by-fact jou niet in de steek. Maar statistiek is ook zinvol als je het vanaf de eerste keer goed wil doen. Ontwikkel en design jouw processen zodanig dat het niet fout kan lopen.

Hier komt Six Sigma kijken met twee duidelijke structuren die jou doorheen dit statistische proces begeleiden. Allereerst is er de DMAIC-structuur (Define-Measure-Analyse-Improve-Control) die zich focust op het analyseren en verbeteren van bestaande producten of diensten. Daarnaast is er ook de DMADV-structuur (Define-Measure-Analyse-Design-Verify) die ontworpen is voor het zo perfect mogelijk ontwikkelen van nieuwe producten of diensten. Bij lemmens. begeleiden wij jou doorheen deze structuren.

Hoe werkt het nu?

We gaan er even vanuit dat we allemaal wel begrijpen wat data verzamelen en meten is. Laten we dus inzoomen op de feitelijke analyse. Hoe gebeurt dit en wat onderzoeken we precies?

Algemeen kader

Onderstaande formule wordt gebruikt als algemeen kader:

Y = f(x)

Concreet wil dit zeggen dat we de output Y onderzoeken, dat een bepaald proces voorstelt. Vervolgens gaan we kijken welke x’en daar invloed op hebben. Dit zijn alle mogelijke factoren die een effect kunnen uitoefenen op de output. Daarom spreken we bij de x’en over de input.

Analyse

Als we data gaan analyseren, gaan we opzoek naar variatie. In statistische termen wordt dit uitgedrukt als standaarddeviatie. Het is een maat voor spreiding die we liefst zo klein mogelijk willen houden. Hoe smaller onze gekende Gauss-curve, hoe groter de kans dat de normale verdeling binnen de specificatielimieten valt. Deze zijn bepaald door de klant. Maar hoe smaller de curve, hoe minder er is op variatie en hoe minder kans op defecten en verspillingen. Six Sigma streeft naar een kwaliteitsnorm van 6 standaarddeviaties, wat overeen komt met slechts 3,4 fouten per miljoen. Het is dus een challenge en geen doel.

Statistiek is zeker en vast zinvoller dan we denken! Met behulp van statistische tests kan je nagaan hoeveel variatie er is in jouw organisatie en sterker nog, wat de oorzaken hiervan zijn.

Helemaal geprikkeld om statistiek ook in jouw organisatie te overwegen? Of de opportuniteiten ervan te vergoten? Contacteer ons.

Volg lemmens. op LinkedIn en Facebook voor meer nieuws.

Lean (en Six Sigma) het COVID-19 vaccin voor jouw organisatie?

De impact van de COVID-19 crisis is voelbaar in de private en publieke sector. Lean (en Six Sigma) het COVID-19 vaccin voor jouw organisatie?

Heel de wereld is in crisis. Zowel in ons privéleven als op professioneel vlak is de impact van de COVID-19 crisis voelbaar. Ontdek waarom Lean (en Six Sigma) het vaccin is voor jouw organisatie in de strijd tegen het COVID-19 virus.

S.O.S. Het is vijf voor twaalf!

Onze economie is getroffen. In de private sector zijn bepaalde sectoren verplicht om fysiek te sluiten. Er is een daling (of zelfs een stopzetting) van verkoop door een gebrek aan e-commerce, of er is gewoonweg onvoldoende cashflow om de crisis te overleven. Volgens een recent onderzoek van de Economic Risk Management Group is de omzet, bij Belgische ondernemingen, gemiddeld 14% lager. In de horeca is dit meer (39%) en in de amusement en recreatiesector is dit zelfs 81%. Dan spreken we nog niet over andere structurele problemen die zich voordoen als gevolg van deze crisis.

Ook in de publieke sector is het overzicht langzamerhand zoek. In de zorg en veiligheidssector wordt er momenteel op volle toeren gedraaid, waardoor er een groot capaciteitsprobleem heerst. Door een gebrek aan mankracht is het momenteel heel lastig om de COVID-19 problematiek te combineren met de dagelijkse taken. Dit resulteert bovendien in vermoeidheid en stress bij deze jobs. Laat ons dus maar niet voorstellen wat de gevolgen zouden zijn als de personeelscapaciteit nog meer zou dalen door de hoge werkdruk.

COVID-19 is nog niet gestabiliseerd. Hierdoor worden we in alle sectoren geconfronteerd met een situatie die van dag tot dag en minuut tot minuut kan veranderen. Hoe gaan we hier nu mee om?

In a crisis, be aware of the danger but recognize the opportunity – John F. Kennedy

Allereerst is het van belang om helder te blijven reageren. Herkennen, erkennen en begrijpen van de angst, die zich voordoet buiten en binnen de organisatie, is cruciaal. In angstige situaties zijn mensen geneigd om het probleem te negeren (hopen dat het zal passeren) of om te overreageren (reageren zonder echt na te denken). In beide gevallen zorgt dit vaak voor bijkomende problemen.

Daarom is het noodzakelijk om eerst opnieuw evenwicht te herstellen. Ons leven, maar ook de economie, draaien verder: keep on moving! Zet uw zakelijke behoeften niet ‘on hold’. Structuur creëren in tijden van chaos zorgt voor stressvermindering, vermoeidheidsvermindering en motiveert bovendien om door te zetten. All is not lost.

In een crisis zijn we meer alert. Contact, communicatie en regelmatig ‘inchecken’ bij je mensen is nu uiterst belangrijk. Gebruik die alertheid om op zoek te gaan naar de ‘bottlenecks’ binnen jouw organisatie. Maak het beste met wat je hebt, maar gebruik dit moment ook om nieuwe manieren te achterhalen die jou en jouw organisatie nog beter kunnen maken. Juist nu willen we geen eenheidsworst, maar kwaliteit en persoonlijk klantencontact. Het doel is dan ook om een spontane, vlotte werking mogelijk te maken.

Goed nieuws dus: een crisis is de gelegenheid bij uitstek om in actie te komen! En laat Lean Six Sigma nu precies het vaccin zijn dat jij nodig hebt!

Lean in de COVID-19 crisis

Lean draait rond continu verbeteren en het dagelijks aanpakken van kleine crisissen. Het ideale beestje dus om ons te helpen omgaan met de huidige COVID-19 crisis. Krijg terug overzicht over de situatie en grijp dit moment om verder te gaan en het beter te willen doen. Gebruik hiervoor de PDCA (Plan-Do-Check-Act) cyclus als kapstok. Stel kritische vragen. Wat doen we? Hoe kunnen we veilig werken? Hoe kunnen we (extra) problemen vermijden? Ga je thuiswerken? Wat is de impact van COVID-19 op onze organisatie? Plaats acties tegenover deze problemen. Controleer elke dag wat werkt en wat niet. Plaats hier vervolgens opnieuw acties tegenover en blijf vooruitkijken: wat ga je bijvoorbeeld doen als er teamleden ziek worden?

Misschien heeft COVID-19 jou gedwongen om te gaan digitaliseren? Of ben je genoodzaakt dit zo snel mogelijk te doen? Dan is het hoogste tijd om meteen jouw workflow kritisch te gaan bekijken. Moeilijke beslissingen nemen, wat prioriteren we, wat elimineren we?

Net nu is het belangrijk om de focus te bewaren en interne afstemmingen te structureren en ophelderen. Gebruik de situatie om duidelijke doelen te formuleren op zowel de korte als de lange termijn. Voer productieve gesprekken, baken af, geef duidelijkheid over prioriteiten en de go en no-go beslissingen. Bovendien ben je niet alleen. Daag je teamleden of medewerkers uit om creatieve manieren te vinden om verschillende situaties te laten werken, zodat je kan overleven én zelfs groeien. Nu kan je het verschil maken en ook nu zal je opvallen. Denk na over hoe je teamwerk kan stimuleren in een tijd waar sociaal isolement wordt aangemoedigd. Zoek geen excuses, individueel gebruik van Lean thinking (cultuur!) bevat geen COVID-19 obstakels.

Lean=mean: job cutting, weinig ruimte om te investeren in mensen. Grote fout. Bedrijven die jobs schrappen en COVID-19 als ‘excuus’ gebruiken, schoppen tegen de schenen van de lange termijn. Denk na en maak de juiste beslissingen. Elimineer verspillingen, haal je ‘fouten’ uit het proces en zet je mensen zinvol in zodat zij écht een meerwaarde kunnen betekenen voor jouw organisatie.

Six Sigma in de COVID-19 crisis

Six Sigma is een datagedreven aanpak. Geef toe, wat is er sterker dan zwart-op-wit kunnen aantonen waar het probleem zich situeert? Vertrouw niet enkel op je buikgevoel, maar maak gebruik van data om efficiënte en effectieve beslissingen te nemen. Net nu we leunen over de afgrond van gevaar is het van belang om toch nog altijd de lange termijn in de gaten te houden. Blijf vooruitkijken en niet naar beneden, of je tuimelt omlaag omdat je de oplossing niet hebt gezien. Laat je dus niet enkel leiden door financiële cijfers. Focus op concrete informatie die iets meer vertelt over hoelang iets duurt of die inzicht geeft in de oorzaken van veel voorkomende fouten. Samen met aternio finance kunnen wij jou begeleiden bij het bewaren van die balans tussen deze twee soorten ‘data’.

Ben je gemotiveerd om ervoor te gaan? Of wil je meer weten over hoe Lean en Six Sigma jou kunnen redden? Contacteer ons.

Volg lemmens. op LinkedIn en Facebook voor meer nieuws.